近年、オフィスや事務所にとって当たり前のように導入されてきた「複合機」ですが、ペーパーレス化やリモートワークの普及により「本当に必要なのだろうか？」と悩む方が増えています。

コピーやFAXの利用頻度が減り、書類のやり取りもクラウド上で完結できる今、必ずしも複合機がなければ仕事にならないとは限りません。

一方で、契約書や請求書など紙の書類を扱う機会が多い業種では、複合機が業務効率を大きく高める存在であることも事実です。

導入することで、コピー・スキャン・FAX・プリントを1台でこなせる利便性や、リースやレンタルによるコスト管理のしやすさも得られます。

つまり、複合機の必要性は「どれだけ紙を使うか」「業務をどのように進めているか」によって変わってくるのです。

本記事では、複合機を導入するメリット・デメリットを整理したうえで、導入すべきケースと不要でもやっていけるケースを比較して解説します。

さらに、レンタルやコンビニプリントといった代替手段や、購入・リース・レンタルの選び方についても詳しく紹介します。

複合機を導入すべきか迷っている方は、ぜひ参考にしてください。

複合機の「必要性」が問われる背景

かつては、オフィスで仕事をする際には必需品だと言っても過言ではなかった複合機。
なぜ今、必要かどうかを見直す企業が増えているのでしょうか。

その背景にある、社会の変化や働き方の変化を整理してみましょう。

ペーパーレス化・DXの加速

ここ数年で、紙に依存しない業務フローが一気に進みました。

とくに2024年1月以降は電子帳簿保存法の改正により、電子取引データの電子保存が原則必須になり、請求書や領収書を紙で保管する前提が崩れています。

また、電子契約等の普及により、FAX送受信でしか回らなかった書類がオンラインに置き換わっています。
結果として「FAX機能が必須だから複合機」というロジックは薄れ、“紙でしか回らない業務”がどれだけ残っているかが判断軸になっています。

さらにマクロで見ても、国内の紙・板紙の出荷量は2024年に39年ぶりの低水準。
オフィスでの紙使用削減が長期トレンドとして続いており、紙前提の機器（複合機）の「絶対必需品」感は弱まっています。

在宅勤務・リモートワークの普及

テレワークがコロナ禍ほどの水準ではないにせよ、2024年時点で全国の就業者の約13%、首都圏でも約2割が継続利用というデータがあります。
オフィス常駐が前提でない働き方が定着した結果、「大型複合機はオフィスに1台あれば十分か／小型プリンターやコンビニ併用で足りるか」といった再設計が進みました。

この“分散型ワーク”では、紙で回す必要がある業務の比率が、そのまま複合機の必要度に直結します。
たとえば、現場での承認・押印が電子化されていれば、出社して印刷・押印・郵送…といった一連の紙オペレーションは縮小できます。
逆に、紙のやり取りが残るチームや取引先が多い場合は、オフィスで安定稼働する複合機の価値が依然として高い、という構図です。

参考：NIRA総合研究開発機構

複合機を導入するメリット

先ほど挙げたような背景がありつつも、中小企業を中心に、DX化やリモートワークの取り組み状況には濃淡があります。

つまり、「紙中心の業務が残る企業」と「フルデジタル化へ舵を切る企業」の二極化が進み、複合機の要否判断も、業務のデジタル度合いで分かれやすくなっています。

必ずしもフルデジタル化によって業務効率化ができるわけではなく、自社にあった方法を取ることが大切です。

複合機の必要性を判断するうえで、ここでは「複合機を利用するメリット」をあらためて整理してみましょう。

【メリット1】印刷・コピー・スキャン・FAXが1台で完結

複合機の最大の魅力は、複数の機能を1台でカバーできることです。

印刷、コピー、スキャン、FAXをそれぞれ個別に機器を揃えようとすると、初期投資も維持コストも膨らみ、オフィスのスペースも取られます。
複合機なら、これらを一元化できるため、導入・設置・保守がシンプルになります。
小規模事務所や士業オフィスでも、省スペースで効率よく業務が進められるのは大きな利点です。

【メリット2】業務効率化（紙書類の扱いが多い職場に有効）

弁護士事務所、会計事務所、建設業のように紙ベースの契約書・申請書を日常的に扱う職場では、複合機の存在感が際立ちます。
例えば、月間で数百〜数千枚のコピーやスキャンを行う場合、家庭用プリンターでは速度・耐久性・給紙容量の面で限界があります。
複合機は1分間に20〜40枚以上の高速出力が可能なモデルも多く、紙業務を円滑に処理できるため、従業員の作業時間を削減し、ひいては人件費の効率化にもつながります。

【メリット3】保守・メンテナンスで安定稼働できる

リースやレンタル契約を結んでいる場合、修理や部品交換が無償で受けられるケースが一般的です。
万が一トラブルが発生しても、サポートセンターに連絡すれば代替機を貸し出してくれることもあり、業務停止リスクを最小化できます。
家庭用プリンターを自力で管理する場合と比べて、メンテナンス体制が整っていること自体が安心材料になります。

複合機を導入するデメリット

では反対に、複合機を利用するデメリットも見てみましょう。

【デメリット1】初期費用・ランニングコストが高い

複合機は1台あたり数十万円〜100万円以上することもあり、購入には大きな初期投資が必要です。
リースやレンタルを選んでも、月額1〜3万円前後は固定費として発生します。
印刷枚数が少ない事務所にとっては「使わない月も費用が発生する」ため、コスト負担が割高に感じられるケースがあります。

【デメリット2】ペーパーレス化が進むと利用頻度が減る

電子契約やクラウド請求書が普及し、紙でのやり取りが減少しています。
複合機を導入しても「月に数十枚しか使わない」「FAXはほぼ送らない」という状況になれば、導入メリットよりも固定費の重みが目立つようになります。
「使わないのに毎月費用だけかかる」ことが、導入後の後悔につながりやすい点です。

【デメリット3】設置スペース・電気代などの負担

オフィスの広さにもよりますが、業務用複合機は幅60cm〜80cm、奥行き70cm前後とかなり大きめ。小規模オフィスでは通路を圧迫したり、レイアウトに制約を与えたりします。
また、待機中も一定の電力を消費するため、年間で数千円〜1万円程度の電気代が追加で発生することもあります。
省エネモデルは増えていますが、完全に無視できるコストではありません。

【デメリット4】導入後の契約縛り

リース契約の場合、5〜7年の長期契約が一般的です。
その間に「業務フローが電子化されて不要になった」となっても、途中解約は違約金が発生します。
柔軟に解約やプラン変更ができない点も、導入を迷わせる要因です。

複合機が「必要」なケース

ここまでに挙げたメリット・デメリットを踏まえて、複合機が必要かどうかを判断するための基準を整理しました。

以下の項目に当てはまる場合は、複合機を導入した方が望ましいケースが多いです。

毎日一定数以上のコピー・プリントがある

月間で1,000〜2,000枚以上の印刷が発生する企業や事務所では、複合機を導入した方が経済的です。
例えば、コンビニプリントを1枚10円で利用すると、2,000枚で2万円／月。
一方で、複合機のリースやレンタルなら月額12,800円〜で印刷し放題のプランもあり、印刷枚数が多いほどコストメリットが大きくなります。

印刷のたびにコンビニまで行く手間も省けるので、業務効率化にもなります。

紙の契約書・請求書などを扱う業務が多い

弁護士事務所や会計事務所、建設業の現場など、契約書・請求書・申請書を紙で扱う場面が多い業種では複合機は欠かせません。
大量の紙を短時間で処理できるほか、両面コピー・スキャン・自動仕分けなどの機能によって紙業務の効率を大幅に改善できます。

セキュリティ上、外部印刷サービスを使えない

医療機関や士業、官公庁関連の業務では、個人情報や機密文書を外部に持ち出せないケースがあります。
このような場合、社内で安全に印刷・スキャンを完結できる複合機は必須です。
また、利用者ごとにIDやパスワードを設定して印刷ログを管理できるモデルもあり、セキュリティリスクを低減できる点も評価されています。

業務を止められない環境

工場やコールセンターなど、業務が常に動いている環境では、トラブルが発生した時にすぐ修理対応が受けられる複合機が強みになります。
リースやレンタル契約なら保守込みで、ダウンタイムを最小限に抑えられるため、安定稼働を重視する現場では大きな安心材料です。

複合機が「不要」でもやっていけるケース

先ほど挙げた「必要なケース」の裏返しですが、複合機がなくても問題ないケースも整理してみましょう。

印刷頻度が少ない（数十枚／月程度）

もし印刷の用途が「月に数十枚の請求書」や「会議資料をたまに出力する程度」であれば、大型複合機はオーバースペックです。
この場合は、家庭用プリンター（数千円〜1万円程度）を導入するか、必要なときだけコンビニプリント（1枚10円前後）を利用すれば十分です。
固定費をかけずに済むので、コスト効率が高い選択肢となります。

クラウド請求書・電子契約で完結できる

freee、マネーフォワード、クラウドサインといったサービスを利用すれば、請求書・契約書を紙で出す必要がほとんどなくなります。

この場合、紙のやり取り自体が不要になるため、複合機を導入しなくても業務が回ります。
特にIT業やスタートアップ企業では、クラウド前提の業務フローを組むことで、紙を使わないオフィス環境を実現している例も増えています。

コンビニプリントやオンデマンド印刷で代替可能

全国のコンビニに設置されているマルチコピー機は、白黒10円／枚、カラー50円／枚前後で利用できます。
「急ぎで数部だけ印刷したい」「出先で資料を用意したい」といった用途なら、むしろコンビニの方が便利です。
また、大量印刷が必要な場合でも、ネット印刷サービスや印刷会社に外注すれば品質も高く、結果的に低コストで済むことがあります。

少人数・小規模オフィスの場合

社員数が数名の事務所や個人事業主であれば、複合機をフル活用する場面は少ないケースが大半です。
むしろ、スペースを占有することや、毎月の固定費負担がデメリットになりやすく、必要なときだけ印刷する仕組みの方が合理的です。

もし現在複合機を利用していて、「これからは複合機が不要かもしれない」とお考えの場合は、プリンターやトナー・インクを処分する必要があります。

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導入するなら「購入」「リース」「レンタル」どれが良い？

複合機を導入する場合、さらに悩みの種となるのが、「購入・リース・レンタルのどれを選べばよいのか」という点です。

ここでは、複合機を購入・リース・レンタルする場合それぞれについて、メリットとデメリットを整理しました。

自社に合った方法を選ぶための参考にしてください。

購入：長期利用向けだが初期費用が高額

複合機を購入する場合、数十万円〜100万円以上の初期投資が必要です。

• メリット：長期的に使うほどコストが安くなり、資産として所有できる
• デメリット：初期費用が大きい、機種が古くなっても買い替えに追加費用が必要
  

向いているケース

• 印刷量が多く、10年以上使い続ける見込みがある
• 初期投資に耐えられる資金がある
• 機種を自由に選んでカスタマイズしたい
  

リース：中〜大規模オフィスに多い選択肢

リースは、複合機をリース会社が購入し、5〜7年の契約期間で分割払いして使う方法です。

• メリット：初期費用が不要、保守サービス込みで安心、毎月定額で利用できる
• デメリット：契約期間中の途中解約が難しい、合計支払額は購入より割高になる
  

向いているケース

• 中規模以上のオフィスで、毎日大量に印刷する
• 安定稼働が必須で、保守サポートを重視する
• 長期契約を前提に利用できる
  

レンタル：短期利用・小規模事業に最適

レンタルは、1か月単位など短期から柔軟に契約できる方法です。

• メリット：初期費用ゼロ、契約期間が柔軟、必要な時期だけ利用できる
• デメリット：月額費用はリースよりやや高め、長期利用では割高になりやすい
  

向いているケース

• スタートアップや個人事業主など、印刷量が読めない小規模事業
• 展示会やイベントなど短期間だけ大量印刷が必要な場合
• 長期契約に縛られたくない企業

まとめ：複合機は「業務量とコスト」で必要性が変わる

複合機は、かつてはオフィスに欠かせない存在でしたが、ペーパーレス化やリモートワークの広がりによって「必ず導入しなければならない」という時代ではなくなっています。

• 紙の使用頻度が多く、セキュリティや効率が求められる職場→複合機導入は有効
• 印刷量が少なく、クラウドやコンビニで代替できる職場→複合機は必ずしも不要
  

導入を考えるときは、以下の3点を整理して、「購入」「リース」「レンタル」「代替手段」のどれが最適かを判断するのがおすすめです。

1. 月間の印刷枚数
2. 紙を扱う業務の割合
3. コスト負担の許容度
   

レンタル複合機なら、コストを抑えて導入できます

「複合機を導入すべきか迷っている」
「でも、いきなり購入や長期リースはリスクが大きい・・・」

そんな方には、レンタル複合機の利用がオススメです。

たとえばフジシステムのレンタルサービスを使えば、以下のようなメリットがあります。

• 本体費用0円・修理費用0円で、月額12,800円〜（※機種やプランにより異なります）
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